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コミュニケーションが上手くいっていない組織における3つの共通点【その2】受動的コミュニケーションが多い<解決編>

先日のブログでは受動的コミュニケーションが多いことについて、引き起こす問題をキャッチボールの例え話でお伝えしました。

導入編のブログはコチラ↓↓↓
コミュニケーションが上手くいっていない組織における3つの共通点【その2】受動的コミュニケーションが多い<導入編>
https://ikiru-hataraku.com/management/comm-3-2/

本日は具体的に解決方法をいくつかお伝えしていきたいと思います。

 

解決方法は実にシンプルです。

なぜなら、

【コミュニケーションを積極的にする】

この行動に尽きるからです。

 

問題解決の基本だと思いますが、今抱えている問題を解決するためには「逆に考える」という視点が必要です。

受動的なコミュニケーションが多いということは、積極的なコミュニケーションが増えれば問題を解決する可能性が高まると考えられます。

それでは具体的な解決策についていくつか見ていきましょう。

 

【手法その1 雰囲気をつくる】

積極的なコミュニケーションがとれる環境=雰囲気をつくることは、とても大切なことです。

例えば上司がいつも「しかめっ面」をしていたり、なんとなく「話し難い雰囲気」をしていると、部下はコミュニケーションを取りにいくことができません。

逆も然りで、部下が「忙しいオーラ」や「話しかけてこないでオーラ」を出していると、仕事上必要なコミュニケーションが後手になってしまう人もいます。

ですので、「いつでもウェルカム!」という気持ちと笑顔でコミュニケーションを取りやすい雰囲気をつくりましょう。
もし、声がけをして忙しかったり、後にしてほしいなら、そう言えば良いし、そう受け取れば良いのです。

 

【手法その2 投げるボールを準備しておく】

コミュニケーションというキャッチボールは誰かがボールを投げなければ始まりません。
その「ボール」を常に準備しておいて、いつでも誰にでもボールを投げれるようにしておきましょう。

職場組織の中で、一番わかりやすいボールというのが「報連相(ホウレンソウ」といわれるものです。

「報告」
「連絡」
「相談」

部下から上司に行われるものという印象が強いかもしれませんが、上司から部下にする場合も多々あります。

例えば報告の場合だと、共有のイメージかもしれませんが、上司が出た会議の内容を報告するとかが考えられます。

 

実は上司→部下への相談は積極的にすべきだと考えています。

相談というと弱みを見せるような印象を持ちがちですが、仕事のスケジュール感の相談や、他の人の視点を得たい時、部下のやっている実務的なことに対する相談など、様々な事象があります。
こういったことをしっかりとやれている人は、結果的にコミュニケーションが円滑になる組織作りをやっていると言えるでしょう

ですので、報連相が必要なテーマや事象を想定しつつ、事前に相手とコミュニケーションするイメージを持っておくことが大切です。

 

【手法その3 否定をしない」

雰囲気をつくるの延長線上にあるのですが、「否定をしない」というのもコミュニケーションの積極化には大切な要素です。

人は、自分が話したことについて「否定」をされたり、それが続くと自分の考えや意見を言い難くなってしまいます。
そうなってしまうと積極的なコミュニケーションをしようという「気持ち」も無くなってしまいます。

とは言え、否定的な話しをしなければならない時もあります。
そういった時はどうするのか?

I(アイ)メッセージを使うと、否定的なことでも相手が受ける印象がグッと変わります。

Iメッセージとは、「私は~」「私が~」という必ず主語が「私」になるような言い方です。
否定をする場合の例だと、「私はそうでは無いと考えている」「私の意見では違う」というような言い方となり、相手のことを否定しているのでは無いため、相手としても受け止めやすいメッセージになります。

その上で、「もう一度考えて欲しい」などこちらの意見を伝えるなどすると、相手もすんなりと受け入れやすく、その後の積極的なコミュニケーションにも繋がっていきます。

 

いかがでしようか?
その他にも積極的なコミュニケーションを促す手法はたくさんあると思います。

どんな手法を使うにしても「積極的なコミュニケーションをとる」という目的を見失わず、問題を解決していくことができれば、組織におけるコミュニケーションは今よりもっと良好になるかと思いますので、何かひとつでも実践してみて下さい。

 

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