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コミュニケーションツールとうまく付き合うために知っておくべき5つのポイント

今日は土曜日のコワーキングスペースよりお届けします。

僕のいるコワーキングスペースは、語学学校の運営も兼ねているので、
土曜日でも仕事をしている人よりも、語学の勉強をしている人の方が多く感じます。

外国人の方も多くいるので、グローバルな雰囲気の中、僕は新コーチングプログラムを仕上げている最中です。

<今日のテーマ>
コミュニケーションツールとうまく付き合うために知っておくべき5つのポイント

 

最近SNSの広告欄に、社内コミュニケーションを劇的に変えるコミュニケーションツールを導入しませんか?というような広告が目に付きます。

例えばこういったツールです。

【 Talknote 】https://talknote.com/
【 Chatwork 】https://go.chatwork.com/ja/
【 Slack 】https://slack.com/intl/ja-jp/
【 Kintone 】https://kintone.cybozu.co.jp/

主にはチャットツールや社内SNSツール、LINEのビジネス版やグループウェアなどなど。
中には人事評価すらツールを活用してやりましょう!みたいなのも、最近とても増えてきているように思います。

僕はどちらかというと、ツール導入には賛成派なんです。

ツールがあることで業務効率が上がったり、紙ベースのやり取りが減ってコストダウンに繋がったりします。

最近はクラウドシステムを使うものがどんどん進化しているので、自社でシステム構築をしなくても良くなっているため、中小企業でも導入コストやハードルが大きく下がっているのは、本当にありがたいと思います。

 

ここまで持ち上げておいてなんですが、もちろんメリットばかりではありません。
むしろ導入することでのデメリットや起こるであろう弊害については、広告や企業サイトの中では情報開示されていません。

そこで今日はコミュニケーションツールとうまく付き合うために重要なポイントをいくつかお伝えしておこうと思います。

 

①ツール導入の目的を必ず明確にしておくこと

流行っているからウチも導入しよう!とか、なんかコミュニケーション良くなるらしいから導入!というように、安易な考えで取り組むのは非常に危険です。

特にツール導入は、従業員にとってこれまでの仕事のやり方を大きく変える可能性がある出来事です。

ですので、必ずツール導入の目的を明確にしておきましょう。

例えば、上長決済のスピードを早めたいとか、全従業員の意見集約を効率化したいとか、風通しの良い風土作りなど。
導入の目的が明確であれば、従業員への意識づけや動機づけがやりやすくなりますし、ツール活用できる下地ができます。

②ツールを使って「やりたいこと」を決めておくこと

目的が明確に決まれば、やりたいことも自ずと決まってくると思います。

しかし、「やりたいこと」を決めなければツール導入したは良いが、実際の運用は全然うまくいかないとなりかねません。

ですので、目的+ツールを使って何をやりたいのか?を決めて従業員に浸透させていきましょう。
例えば、報告事項の共有や進捗確認はツールを使うなど。

③ツールを使いこなせない人へのフォローアップを手厚くすること

このポイントは重要項目と思って下さい。

実際運用していく中で、ツールを使いこなせない人というのは少なからず出てきます。
そういった人たちへのフォローアップを軽くして、自分でなんとかせい!と言うのは良くありません。

むしろそういった人は年配のマネジメント層に多いかもしれません。
その層が使いこなせないとなると、ツールを使うのが嫌になり、組織全体での運用に大きく支障をきたす場合があります。

ですので、使い方マニュアルの整備やセミナーの開催、相談担当を決めておくなど、しっかりとケアする必要があります。

④ツールのみに頼らないこと

ツールはあくまでツールであって、それ自体が何かをやってくれるわけではありません。
なので、ツール=万能とか、なんでもできると考えて頼り過ぎるのは止めましょう。

それこそ、目的とやりたいことを達成するためにツールを活用しているので、そうならないような運用では意味が無いですので気をつけましょう。

⑤とはいえ、基本は「人対人」のコミュニケーション

コミュニケーションツールを使う時に一番注意してほしいのがココです。

ツールを使うととても便利で、簡単にコミュニケーションがとれているように感じてしまいます。

ですが、ツールでは伝わらない部分やニュアンスというのが必ずあります。
特に文字で伝えるのと言葉で伝えるのでは、伝わり方も違いますし、相手の顔や態度が見えない状況でも、やはり伝わり方は違います。

ツールのみを使ったコミュニケーションは、どこか冷たく無機質なコミュニケーションになりがちです。
そんな状態の組織は、とてもじゃ無いですがコミュニケーションが良好だとは言えないのでは無ないでしょうか。

やはり基本は人対人のコミュニケーションであり、顔を合わせ、膝をつき合わせてたコミュニケーションが大切だということです。
その上でコミュニケーションツールをうまく活用し、それ以上の効果を得ていくようにしましょう。

以上が、コミュニケーションツールとうまく付き合うために知っておくべき5つのポイントです。

 

これから導入を検討している企業や、今導入しているがうまく活用できていない企業においては、
こういったポイントを抑えて導入・運用をしていってもらいたいと思います。

※社内コミュニケーションの状態チェック、改善についてのコンサルティングも実施しております。
何か課題を感じている事案がありましたら、まずはお問い合わせ下さい。

お問い合わせはこちら
https://ikiru-hataraku.com/contact/

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